Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen

Allgemeine Informationen

Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigen Sie, um die Steuerbeträge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer), die Sie für Ihre Arbeitnehmer vom Arbeitslohn einbehalten und an das Finanzamt abführen müssen, nach den allgemeinen Vorschriften zu berechnen.

Dafür gibt es das elektronische Verfahren der "Elektronischen Lohnsteuer­abzugs­merkmale" (ELStAM) mit einer Datenbank der Finanzverwaltung, in der diese Daten hinterlegt und Ihnen als Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt sind.

Sie als Arbeitgeber, beziehungsweise die von Ihnen mit dem Lohnsteuerabzug Beauftragten (zum Beispiel Steuerkanzlei), müssen Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anmelden und regelmäßig deren ELStAM abrufen.

Die abgerufenen ELStAM haben Sie gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs Ihrer Arbeitnehmer anzuwenden, bis

  • die Finanzverwaltung geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt oder
  • Sie der Finanzverwaltung die Beendigung des Arbeits- / Dienstverhältnisses mitteilen. Diese Mitteilung müssen Sie unverzüglich und auf elektronischem Weg nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz machen (Abmeldung des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin).

An die ELStAM sind Sie als Arbeitgeber gebunden. Sollten die Angaben unzutreffend sein, ist es Sache der Arbeitnehmer, mit dem Finanzamt in Kontakt zu treten. Nur auf deren Antrag hin, können die ELStAM vom oder über das Finanzamt geändert werden.

Pauschalierung der Lohnsteuer

Unter bestimmten Voraussetzungen (zum Beispiel bei Aushilfen oder Teilzeitkräften) können Sie für einzelne Arbeitnehmer auf den Abruf der ELStAM verzichten. Die Steuerbeträge berechnen sich dann – statt nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen der Arbeitnehmer – nach einem vorgeschriebenen (Pausch-)Steuersatz. In diesem Fall sind die Steuerbeträge aber – anstatt sie vom Arbeitslohn einzubehalten – zusätzlich zum Arbeitslohn von Ihnen zu übernehmen. Ob Sie die Pauschsteuern auf den Arbeitnehmer abwälzen können, hängt insbesondere von den Regelungen im Arbeitsvertrag ab.

Ablauf:

  • Jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin, deren Arbeitslöhne nicht pauschal lohnversteuert werden sollen, müssen Sie bei der Finanzverwaltung per Datenfernübertragung einmalig über die von Ihnen verwendete Software anmelden.

  • In bestimmten Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, können Sie den Arbeitnehmer nicht anmelden; grundsätzlich ist in diesen Fällen die Steuerklasse VI anzuwenden.
  • Für die von Ihnen angemeldeten Arbeitnehmer bekommen Sie die ELStAM zum Abruf bereitgestellt. Über die von Ihnen verwendete Software rufen Sie diese ab. Die ELStAM müssen in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer übernommen und ab dem Gültigkeitszeitpunkt angewendet werden.
  • Haben sich die ELStAM einzelner Arbeitnehmer geändert (zum Beispiel ein erstmaliger oder höherer Freibetrag), werden Ihnen diese in Form von Änderungslisten von der Finanzverwaltung bereitgestellt. Die bereitgestellten Änderungslisten müssen Sie grundsätzlich monatlich abfragen und abrufen.
  • Da in der Vielzahl der Fälle monatlich keine Änderungen der ELStAM eintreten, bietet die Finanzverwaltung einen Benachrichtigungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von Änderungslisten informiert. Sie können den Benachrichtigungsservice im persönlichen Bereich des Dienstleistungsportals der Finanzverwaltung unter www.elster.de einrichten.
  • Nach dem Tod eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin wird ein Abruf der ELStAM automatisch allgemein gesperrt. Bei Lohnzahlungen an Erben oder Hinterbliebene sind diese von Ihnen als Arbeitnehmer anzumelden, damit die Finanzverwaltung ELStAM bilden und zum Abruf bereitstellen kann.

Voraussetzungen:

Registrierung / ELSTER-Zertifikat

Der Zugriff auf die ELStAM-Datenbank erfolgt elektro­nisch. Dabei müssen Sie sich als Arbeitgeber gegenüber der Finanzverwaltung ausweisen (authentifizieren).

Das für die Authentifizierung erforderliche Elster-Zertifikat erhalten Sie, nachdem Sie sich erfolgreich im Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung unter www.elster.de registriert haben (einmalig). Arbeitgebern wird empfohlen, eine Registrierung für ein nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) durchzuführen.

Sollten Sie Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln lassen, benötigen Sie keine eigene Registrierung. Hierfür ist es ausreichend, wenn sich der Dritte registriert, da dieser als Datenübermittler fungiert.

Software

Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren benötigen Sie eine geeignete Software. Sie können beispielsweise das von der Finanzverwaltung kostenlos zur Verfügung gestellte Programm "ElsterFormular" verwenden.

Daten für den ELStAM-Abruf

Für den Abruf der persönlichen ELStAM des einzelnen Arbeitnehmers müssen Sie gegenüber der Finanzverwaltung im elektronischen Verfahren folgende "Schlüssel-Informationen" angeben:

  • steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin
  • Auskunft darüber, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis oder ein weiteres Arbeits- / Dienstverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin handelt
  • bei einem Nebenarbeitsverhältnis außerdem: ob und in welcher Höhe ein dafür festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihrem Arbeitgeber diese Angaben bei Eintritt in das Arbeits- / Dienstverhältnis zum Zwecke des ELStAM-Abrufs zu machen.

Zuständige Dienststelle

Frist/Dauer

keine

Kosten

keine

Hinweis: Für Dienstleistungen und Software von Fremdanbietern müssen Sie gegebenenfalls mit zusätzlichen Kosten rechnen.

Sonstiges

Einzelheiten zum ELStAM-Verfahren, insbesondere zur Authentifizierung, zur Anmeldung und Abmeldung des Arbeitnehmers sowie für den Abruf der ELStAM, erfahren Sie im Elster-Portal.

Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren

Auf Ihren Antrag hin kann das Finanzamt in Härtefällen die Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren zulassen – insbesondere, solange Sie noch nicht über die technischen Möglichkeiten der Kommunikation über das Internet verfügen. Sie müssen dann an einem Ersatzverfahren teilnehmen, in dem Ihnen das Finanzamt für ein Kalenderjahr die Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihrer Arbeitnehmer und deren Änderungen schriftlich zur Verfügung gestellt.

Rechtsgrundlage

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen

Zu den Lebenslagen

Seitenfunktionen

Metanavigation