Stadt Plauen setzt Online-Zugangs-Gesetz um: Der Weg zur digitalen Verwaltung
Mit dem heutigen Tag (28.04.2021) können bei der Stadt Plauen erste Anträge - auf Urkunden des Standesamtes - nach dem Online-Zugangs-Gesetz (OZG) gestellt werden. Das Besondere an diesen Anträgen - sie werden innerhalb der Verwaltung medienbruchfrei bearbeitet.Was bedeutet dies konkret in der Praxis?
Die Antragsteller füllen ihren Antrag online im persönlichen Servicekonto im Serviceportal
Amt24 aus. Der Antrag wird dann auf elektronischem Weg in die Verwaltung »gesendet«. Die im Antrag enthaltenen Daten werden somit automatisch in das zur Bearbeitung notwendige Softwareprogramme übernommen. Die jeweiligen Bearbeiter*innen müssen demzufolge keine Eingaben in das Fachprogramm wie zum Beispiel für das Personenstandsregister, das Finanzprogramm oder die elektronische Akte vornehmen. Schlussendlich werden die beantragten Urkunden ausgedruckt und den Antragstellern per Post zugesendet.
Was in der Praxis so einfach aussieht, bedarf enormer technisch-organisatorischer Vorbereitungen, damit die einzelnen Softwareprogramme ineinandergreifen.
Begleitet werden die sächsischen Kommunen auf dem Weg zur Umsetzung des OZG, also auf ihrem Weg zur digitalen Verwaltung, durch die Komm24 GmbH. Diese koordiniert die Aktivitäten und bewirtschaftet die verfügbaren Fördermittel. Gemeinsam mit der Komm24 GmbH entwickeln die Kommunen die elektronischen Anträge für Verwaltungsleistungen, die dann allen sächsischen Kommunalverwaltungen zur Verfügung gestellt werden.
Die Stadt Plauen hat aus den ersten verfügbaren Antragsprozessen die genannten Anträge auf Urkunden des Standesamtes als Pilotprojekt ausgewählt.
Die »allgemeingültigen« Anträge wurden mit den individuellen Informationen der Stadt Plauen ergänzt und der interne Verarbeitungslaufweg entworfen. Dabei gilt es die besonderen Anforderungen zu erfüllen: Schutz der Daten vor technischem Verlust und Schutz vor unberechtigter Veränderung oder unberechtigten Zugriffen. Die Übertragung erfolgt von der sächsischen Antragsplattform über das geschützte kommunale Datennetz (KDN). Intern übernehmen technische Zugriffsberechtigungen den Schutz der Daten im Laufweg.
Bei der Stadt Plauen gibt es für die Umsetzung des OZG seit November 2020 ein »Projektteam OZG« im Geschäftsbereich I von Bürgermeister Steffen Zenner. Diesem gehören an Mitarbeiter*innen aus den Aufgabenbereichen Organisation, IT mit eGovernment und eAkte, Koordination Digitalisierung und aus dem Bereich Medien- und Öffentlichkeitsarbeit.
Die nächsten Antragsszenarien wie Anmeldung der Hundesteuer, Bewohnerparkausweise oder Gewerbeanzeigen werden bei der Komm24 bereits erprobt und sollen bald auch für Plauen eingebunden werden. Dann beginnt der oben aufgezeigte Weg wieder von vorn:
Antrag auswählen - mit den individuellen Informationen der Stadt Plauen ergänzen - internen
Verarbeitungslaufweg entwerfen - Ergebnis testen. »Wichtig ist es, die jeweiligen Mitarbeiter*innen auf diesem Weg einzubeziehen, mitzunehmen. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur mehr Service für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch
Arbeitserleichterung für die Bearbeiter*innen, wenn alles dann richtig funktioniert«, so Projektleiterin OZG Birgit Fischer. Der Aufgabenbereich Standesamt wurde von Beginn an einbezogen und hat diesen Veränderungsprozess sehr engagiert unterstützt.
Hintergrund:
Das »Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen« (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunalverwaltungen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende
2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Der bisherige Zugang zur
Verwaltung ob persönlich, telefonisch oder per Brief bleibt natürlich weiterhin bestehen.
Die Nutzerorientierung soll bei der Umsetzung der Antragsgestaltung Priorität haben. Es geht darum, auf die Bürgerbedürfnisse einzugehen und die Verwaltungsleistungen und eine einfache Kommunikation mit der Verwaltung anzubieten, welche zeitlich nicht mehr an
Öffnungszeiten gebunden ist, die Verwaltungsaufgaben transparent beschreibt und die
Kommunikation im Servicekonto der Bürger*innen, bzw. im Organisationskonto für Unternehmen zusammenführt.
Die Umsetzung der elektronischen Verwaltung über alle Ebenen hinweg ist ein komplexes
Vorhaben. Um diesen Prozess zu koordinieren wurden zwischen Bund und Ländern Vereinbarungen geschlossen und Gremien wie der IT-Planungsrat eingesetzt.
Im Land Sachsen wurde ebenfalls eine Vereinbarung geschlossen und so kooperieren
Landes- und Kommunalbehörden bei der Umsetzung des OZG. Für die Unterstützung der kommunalen Ebene wurde in Abstimmung mit dem Land Sachsen durch die sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD), dem Zweckverband KISA, der LECOS GmbH IT-Dienstleister der Stadt Leipzig, sowie den Städten Dresden und Chemnitz die Komm24 GmbH gegründet, über welche die einzelnen Aktivitäten koordiniert und die verfügbaren Fördermittel bewirtschaftet werden.