Anfrage im Finanzausschuss - Erstellung von Protokollen mittels KI
Anfrage Danny Przisambor, sachkundiger Einwohner, in der Sitzung des Finanzausschusses der Stadt Plauen vom 27.08.2026, TOP 4. Anfragen, öffentlicher Teil:Danny Przisambor, erklärt, dass er den im unteren Bereich des Protokolls enthaltenen Hinweis gelesen habe, wonach die Stadtverwaltung Plauen die Protokolle mittels KI erstelle. Er lobt den Fortschritt der Stadtverwaltung Plauen und erkundigt sich, wie lange dieser Pilotzeitraum bereits andauere. Weiterhin fragt er, welche Erfahrungen mit dem Einsatz gemacht wurden, zumal eine Nutzung nicht nur für Sitzungen, sondern gegebenenfalls auch verwaltungsintern naheliege.
Büroleiter des Oberbürgermeisters Lars Krämer und Peggy Glaß, Sachbearbeiterin im Sitzungsdienst, antworten:
Der Einsatz der KI-gestützten Software »SpeechMind« ermöglicht eine automatisierte Erstellung von Protokollen im Nachgang zu Gremiensitzungen und Meetings in der Stadt Plauen.
Dabei erfolgt die Auswertung der mitgeschnittenen Audioaufnahmen von Gremiensitzungen mit Hilfe einer KI. Es entsteht ein umfassender Protokollvorschlag, der nachbearbeitet werden muss.
Es entfällt die Abschrift des Audiomitschnittes.
Das Verfahren wurde zunächst in einem kleineren Rahmen getestet, um den Nutzen für die Arbeit der Protokollanten in den einzelnen Ausschüssen und im Stadtrat ermitteln zu können.
Der angesprochene Probezeitraum erstreckte sich vom 30.09.2025 bis 30.01.2026.
Danach hat sich die Stadt Plauen entschieden, dass Programm "SpechMind" käuflich zu erwerben.
Für das Jahr 2026 steht ein Datenkontingent von 360 Stunden zur Verfügung. Die jährlichen Kosten betragen 3.000 Euro.
Seit Januar 2026 arbeiten alle Protokollanten für alle Gremien mit dem Programm (14).
Bisher zeigt sich, dass ein durch "SpechMind" erstelltes Protokoll auf jeden Fall nachbearbeitet und vollständig geprüft werden muss, da das System die Aufgabe nicht fehlerfrei und abschließend allein erledigen kann.
Eine gewisse Zeiteinsparung kann erreicht werden, da die Audioaufzeichnungen der Sitzung bereits in Schriftform vorliegen und "nur noch" nachgelesen , ergänzt und korrigiert werden müssen.
Eine Nutzung bei internen Meetings ist gering. Das aktuelle Datenkontingent ist vorrangig für die Gremiensitzungen vorzuhalten.